Dans un rôle significatif d'appui de la direction, l'assistant.e de direction exerce une mission clef dans l'activité de l'établissement. Sur des fonctions polyvalentes, il.elle assiste la direction dans la gestion des tâches administratives courantes et intervient, dans un rôle de coordination sur certaines missions.

Gestion des RH

Création et suivi des dossiers des salariés, réalisation des formalités administratives (entrées, sorties, mises à jour, simulation salariale, rédaction des promesses d’embauche et contrats de travail, déclaration AT, AM, congés) et interlocuteur/rice des salariés sur les questions RH,

 Réalisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)

 Gestion auprès des organismes de formation (OPCO, sites qualifiants, actualisation du PDC)

Gestion administrative

Gestion et traitement des courriers/courriels

Rédaction et mise en forme de tout document (attestation d’hébergement, avance financière, demande de sauf-conduits, compte-rendu des réunions ect)

 Gestion des déplacements professionnels des salariés et des usagers de la structure

Traitement des notes de frais

Gestion des contrats conclus avec les fournisseurs, prospection de nouveaux fournisseurs/entreprises de services à la demande de la direction

 Gestion administrative et suivi du parc locatif de l’établissement (locaux et flotte de véhicules)

Classement des dossiers et archivage

Commande des fournitures et outils de travail pour le personnel

 Gestion financière

Alimentation, enregistrement et contrôle de la caisse

Réception et mise en paiement des factures

Rédaction des bons de dépenses et des suivis comptables

Etablir les factures mensuelles, dépôt sur CHORUS-DT et suivi

Aide à la clôture du budget de l’année N et à la préparation du budget de l’année N+1 (Budget réalisé et budget prévisionnel

Gestion informatique

Gestion du parc informatique et téléphonique, en lien avec les prestataires

Soutien opérationnel

Assurer la préparation, le suivi et l’optimisation des plannings du service en s’attachant à obtenir la validation préalable de la direction

Etablir le planning d’astreinte et le communique à l’équipe après validation de la direction

Veiller à la relecture et à la transmission des écrits (diagnostic, synthèse trimestrielles, notes) rédigés par les travailleurs sociaux de l’équipe, selon les échéances judiciaires, inhérentes au marché public, établies préalablement dans un rétroplanning

Gestion administrative et suivi du parc locatif des usagers hébergés

Veiller à la bonne circulation des informations dans le service et assurer le lien quotidien avec les partenaires judiciaires et extérieurs.

Titulaire au minimum d'un diplôme de niveau IV (baccalauréat) et d'une expérience professionnelle, en tant qu’assistant administratif, vous avez une première expérience significative en gestion d'un secrétariat

-Vous avez une connaissance générale des techniques de gestion administrative : Tenue des tableaux de bord de suivi de l'activité, rédaction de courriers administratifs, notes et compte-rendu à la demande de la direction.

 -Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe nécessaire)

-Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez être efficace et réactif(ve).et vous savez vous adapter rapidement.

-Vous serez amené à utiliser Word, Excel quotidiennement nos logiciels métiers, ainsi que les outils, trames et logiciels du groupe en collaboration avec les autres membres du service et de l’établissement (intrassos, HRA, EHPSOS...).

Vous êtes sensible au travail dans le champ de l’accompagnement social, et vous adhérez aux valeurs et au modèle de l'entrepreneuriat social.

Une connaissance du monde juridique/judiciaire serait un atout

REMUNERATION selon CCN51: 

-rémunération brute annuelle à partir de 24127 euros brut annuel

-mission de coordination jusque fin d'année reconductible :114,50 euros brut mensuelle

AVANTAGES

Tickets restaurant

mutuelle et prévoyance

prime décentralisée versée en deux fois

prise en charge à 50% de l'abonnement mensuel de transport en commun

REMUNERATION SELON CCN51: 

-rémunération brute annuelle: 24127 euros brut annuel

-mission de coordination jusque fin d'année reconductible :114,50 euros brut mensuelle)

-reprise de l'ancienneté possible

AVANTAGES

Tickets restaurant

mutuelle et prévoyance

prime décentralisée versée en deux fois

prise en charge à 50% de l'abonnement mensuel de transport en commun