I.        Gestion des ressources humaines

        Tenue des dossiers du personnel et réalisation des formalités administratives (entrées, sorties, mises à jour)

        Réalisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)

        Déclaration et suivi administratifs (déclaration AT, AM, enregistrement congés)

        Rédaction des promesses d’embauche et contrats de travail 

        Interlocutrice privilégiée des salariés sur les questions liées aux ressources humaines

        Gestion auprès des organismes de formation 

          II.        Gestion administrative

        Gestion et traitement des courriers/courriels 

        Rédaction et mise en forme de tout document (attestation d’hébergement, avance financière, demande de sauf-conduits, compte-rendu des réunions ect)

        Gestion des déplacements professionnels et usagers (transport, hôtel, frais liés)

        Traitement des notes de frais

        Gestion des contrats conclus avec les fournisseurs

        Classement des dossiers et archivage

        Commande des fournitures et outils de travail pour le personnel

        III.        Gestion financière

        Alimentation, enregistrement et contrôle de la caisse 

        Réception et mise en paiement des factures 

        Rédaction des bons de dépenses et des suivis comptables 

        Etablir les factures mensuelles, dépôt sur CHORUS-DT et suivi

        Appui de la Direction dans la clôture du budget de l’année N et à la préparation du budget de l’année N+1 (Budget réalisé et budget prévisionnel)

        IV.        Gestion informatique

        Lien avec le prestataire informatique

        Gestion du parc informatique et téléphonique 

          V.        Soutien opérationnel

        Soutien de la direction et de l’équipe sur les modalités organisationnelles (planning, interventions d’entreprises extérieures liées aux logements)

        Gestion administrative et suivi du parc locatif (logements, bureau, véhicules)

        Etablit et communique le planning d’astreinte

        Prospection de nouveaux fournisseurs/entreprises de services à la demande de la direction

Raison d’être du poste

Dans un rôle significatif d'appui de la direction, l'assistant.e de direction exerce une mission clef dans l'activité de l'établissement. Sur des fonctions polyvalentes, il.elle assiste la direction dans la gestion des tâches administratives courantes. Aussi, il.elle apporte soutien en mettant ses compétences en avant pour soulager la direction de manière générale, en l’assistant dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité. 

Contexte et environnement du poste : relations

        Relations internes au groupe SOS (relations avec les autres établissements, DG, GIE, structures des autres pôles)

Services comptable, RH, paie, Assistante direction DG Solidarités, informatique

CSE

        Relations avec l’extérieur (prestataires, fournisseurs, financeurs, etc.)

-        Partenaires (Administration pénitentiaire, organismes de formation)

-        OPCO

-        Entreprises extérieures de service 

-        Fournisseurs 

-        Bailleurs 

-        Tout nouvel arrivant 

-Tickets restaurant

-Prise en charge des frais de transport

-Mutuelle