💇‍♀️ L’association Joséphine a été créée à partir du constat que la précarité affecte la confiance en soi et l’estime de soi nécessaire à la mise en place de tout projet. Elle a pour ambition de proposer dans ses salons, des soins de beauté et de bien-être à des personnes fragilisées dans leur parcours de vie, principalement des femmes les plus affectées par la précarité, pour qu’elles reprennent confiance en elles et qu’elles puissent se remobiliser dans leurs démarches d’insertion sociale et professionnelle. Ces personnes sont orientées par les structures d’insertion sociales, médico-sociales et professionnelles de la région Ile-de-France.

💻✉📠📞 📜✒️💼 Le ou la assistant.e administratif.ve assure en articulation avec la direction d’établissement et l’équipe pluridisciplinaire la gestion courante des tâches administratives permettant d’assurer le fonctionnement de l’activité, l’accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires, leur information et orientation.  

1)    Tenue du standard et de l’accueil
- Accueil physique des visiteurs
- Assurer les rappels sms des rendez-vous
- Assurer la réception des appels téléphoniques et le relais des informations à l’équipe
- Suivi et traitement des e-mails
- Réception et traitement du courrier

2)   Suivi de l’activité 
- Veiller à la bonne tenue du cahier de suivi des soins et assurer leur saisie dans le tableau de suivi de l’activité
- Suivi et traitement des fiches de liaisons en lien avec les prescripteurs et assurer leur saisie régulière
- Gestion et mise à jour des plannings des soins au salon en lien avec l’équipe
- Tenue et mise à jour du tableau de suivi

3)   Suivi administratif
- Participation aux différentes réunions et rédaction de compte rendus correspondants
- Tenue du tableau d’affichage employeur
- Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la Direction de l’établissement
- Reporting suivis des programmes en lien avec les responsables de programmes
- Tenue et mise à jour du tableau des effectifs en lien avec Efficience (médecine du travail)

4)   Gestion
- Assurer le classement et l’archivage de documents (dossiers sociaux et factures diverses)
- Gestion des plannings de soins au salon en lien avec l’équipe et des programmes
- Assurer les réceptions des commandes
- Editer et suivre les factures des prestations

5)   Comptabilité
- Tenue du journal des dépenses
- Récupération et traitement des documents comptables
- Suivi des factures à régler et paiements en lien avec la banque
- Suivi des CERFA en lien avec les responsables de programmes
- Transmission hebdomadaire des documents comptables au GIE Alliance Gestion
- Suivi de la caisse en lien avec le service comptable et les responsables de programmes
- Suivi de la fiche Navette

Alors, envie de rejoindre une équipe pluridisciplinaire qui place le parcours de la personne accueillie au cœur de son organisation ? 🏃 🏃‍♀️

🔨 Savoir-faire

-        Sens de la discrétion

-        Bonne connaissance des services et de leurs missions

-        Aptitude au travail en équipe

-        Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l’équipe

-        Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise

-        Faire preuve de bienveillance et d’écoute vis-à-vis des clientes

-        Savoir accueillir les visiteurs et les orienter

-        Etre réactif et savoir faire face aux imprévus

-        Bonne connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point)

-        Avoir des facilités rédactionnelles : prise de notes et compte rendus

  🎓 Connaissances

-        Bac secrétariat, formation en gestion administrative, comptabilité

-        Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel

-        Notions de comptabilité

🗣️ Compétences professionnelles

-        Disponibilité

-        Polyvalence

-        Organisation

-        Sens du contact

-        Discrétion

-        Rigueur

-        Capacité d’écoute

-        Réactivité

-        Autonomie

Légaux et CC Coiffure