Poste : Agent d’accueil / Secrétaire
Responsable hiérarchique : Pendo Konaté
Fonction du responsable : Office Manager - Chargée des services généraux
Entreprise : Alliance Gestion
Lieu de travail : 102 C rue Amelot 75011 Paris

MISSIONS PRINCIPALES

1. Accueil physique et téléphonique
Assurer l’accueil des visiteurs, usagers, clients ou partenaires.
Identifier leurs besoins, les informer et/ou les orienter vers le bon interlocuteur ou service.
Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et transmission des appels.

2. Secrétariat courant
Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, comptes rendus, notes internes, etc.
Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, distribution, affranchissement).
Organiser et suivre les agendas, rendez-vous, réunions.

3. Gestion administrative
Assurer la tenue et le suivi de dossiers administratifs.
Saisir, mettre à jour et classer divers documents et bases de données.
Contribuer au suivi des commandes de fournitures et des consommables.

4. Tâches spécifiques (selon la structure)
Appui à la gestion des dossiers du personnel ou des usagers.
Participation à l'organisation d’événements ou de réunions.
Tenue de caisse d’accueil.

COMPÉTENCES REQUISES

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, etc.).
Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe correcte.
Sens de l’accueil, de l’écoute et du service.
Discrétion, confidentialité, rigueur.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

CONDITIONS D’EXERCICE

Travail en équipe ou en autonomie selon les situations.
Contact fréquent avec le public.

Amplitude horaire 11h à 19h.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience
Titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat ou accueil (type Bac Pro, BTS SAM, BTS SP3S, etc.).

Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée (accueil, secrétariat, gestion administrative).

Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Outlook).
Aisance dans la rédaction de courriers professionnels.
Capacité à utiliser des outils de gestion documentaire ou de bases de données.
Bonne expression orale et écrite.

Aptitudes professionnelles

Excellente présentation, sens de l’accueil et du contact.
Rigueur, organisation et gestion des priorités.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Réactivité, autonomie et capacité d’adaptation.
Sens du service et goût du travail en équipe.

titres restaurant, mutuelle d’entreprise, prise en charge partielle des transports, cadre de travail agréable au sein d'une équipe dynamique.