Dans le cadre d'un marché public national, le Groupe SOS Solidarités a été retenu pour mettre en œuvre une plateforme AGIR dans le département du 06. Les plateformes AGIR ont pour missions la réalisation d'une prestation d'accompagnement individualisé et d'appui à la coordination des acteurs locaux pour l'intégration
des bénéficiaires de la protection internationale (BPI).

Contexte et environnement du poste :

Placé.e directement sous la responsabilité de la Direction et/ou du Chef de Service, vous les assistez dans la gestion des tâches administratives courantes de l’établissement.

Vous êtes la première interface entre la Direction et l’extérieur.

Missions principales :

    1. Gestion et Suivi administratifs :

-  Envoi et mise à jour des tableaux de bord

- Constitution et tenue des dossiers du personnel (fiche de renseignements, visite médicale, etc) et des registres du personnel et résidents

- Mise à jour du panneau d’affichage sous la responsabilité du chef de service

- Participation aux réunions d’équipe

- Saisie informatique de données pour transmission aux partenaires et prestataires divers

- Classement des dossiers et archivage

- Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel

- Inventaire et stockage des fournitures.

- Assurer les réceptions des commandes

- Gestion administrative et suivi des déclarations de sinistres auprès des assurances.

- Rédiger les documents administratifs (contrats de travail, avenants…)

- Suivi, saisie et transmission des données RH (Congés, arrêt maladie, procédure d’embauche, fin de contrat, etc..)

    2. Comptabilité :

- Tenue de caisse

- Tenue du journal des dépenses

- Récupérations des documents comptables

- Suivi des factures à payer sous la responsabilité du chef de service

- Vérification des documents comptables

- Elaboration, suivi et encaissement des factures résidents

- Transmission des documents comptables au GIE Alliance gestion sous la responsabilité du chef de service

    3. Secrétariat de la direction :

- Accueil téléphonique et physique, rédaction de courriers, comptes-rendus et
notes, gestion de l'agenda, organisation logistique des réunions, commande de matériel, classement,

- Archivage et suivi de dossiers.

Cette liste est non exhaustive

Compétences :

    1) Savoir-faire relatifs à la tenue du standard et de l’accueil physique des visiteurs

-  S’exprimer avec clarté au téléphone

- Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs

- Savoir prendre les demandes téléphoniques de façon claire et précise, les évaluer et les orienter auprès des membres de l’équipe.

-  Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées.

- Savoir orienter les visiteurs entre les différents services

- Savoir accueillir de façon aimable les visiteurs

- Etre capable de répondre à certaines demandes techniques d’informations (demandes d’adresses    précises de centres, procédures d’admission …)

    2) Savoir-faire relatif au suivi administratif/de la gestion/de la comptabilité

- Savoir retranscrire les transmissions internes et informations aux différents membres de l’équipe.

- Savoir rédiger les courriers administratifs, notes, rapports, comptes rendus à la demande de la Direction

- Savoir tenir des fichiers à jour

- Savoir recueillir les besoins en matériel pour le personnel

- Savoir établir les bons de commande

- Savoir concevoir et mettre en page des documents sur support informatique

- Classer et archiver les dossiers

- Etre capable de tenir à jour les documents administratifs concernant le personnel du centre (demandes de congés, fiches préparatoires de salaires…),

- Savoir alimenter des bases de données spécifiques,

- Concevoir et mettre en page des documents sur support informatique.

Connaissances

- Connaissances en gestion, en administration et notions de comptabilité

- Connaissances des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet, HR4YOU

- Connaissance du champ de l'Asile et/ou de l'intégration souhaitée.s

- Connaissance des territoires souhaitée

CSE,
Mutuelle,
50% des transports en commun sont remboursés
60% de l’abonnement de service public de transport vélo électrique ou non sont pris en charge