Contexte et environnement du poste :

Relations internes : Vous êtes en relation avec le directeur du Foyer de Vie Le Hameau des Vents, ainsi que le chef de service, pour tout ce qui relève du suivi des dossiers transverses dont vous avez la responsabilité. 

Relations avec l’extérieur : Vous assurez le lien avec certains services extérieurs pour le suivi de dossiers (assurances, organismes tutélaires, Conseil départemental, MDPH, etc.).

Vous êtes également en lien avec la médecine du travail (prise de rendez-vous).

1. Accueil physique et téléphonique

Accueillir les visiteurs et les orienter.
Réception et transmission des appels téléphoniques..
Répondre aux demandes téléphoniques ou écrites (usagers, partenaires…).
 
2. Secrétariat général et direction

Enregistrement, diffusion, classement et archivage du courrier.
Rédaction de courriers, comptes rendus, notes internes, documents divers.
Saisie de documents à partir de consignes écrites/orales.
Suivi des parapheurs, des bons de commande, bons de livraison, factures, tableaux de bord.
Préparation et suivi de réunions (CVS, CSE, réunions d’équipe, etc.).
 
3. Suivi administratif des usagers

Création, gestion et mise à jour des dossiers des usagers.
Relations avec organismes : MDPH, Conseil départemental, CAF, CPAM, etc.
Suivi des documents officiels : CNI, arrêtés de prise en charge, APL, notifications MDPH.
Déclarations trimestrielles à la CPAM (FAM).
Préparation de divers courriers pour les familles et/ou les tuteurs.
 
4. Ressources humaines (en lien avec les directions)

Création et gestion des dossiers salariés (HRA).
Élaboration des contrats de travail.
Suivi administratif du personnel : absences, congés, maladies, formations, médecine du travail.
Suivi du registre du personnel et des stagiaires.
Préparation des fiches navettes (remplacements).
Transmission des éléments variables de paie après validation.
Suivi des conventions, attestations, feuilles de présence, remboursements frais.
 
5. Gestion des commandes et des fournitures

Suivi des commandes (fournitures, alimentation, hygiène…).
Suivi des consommations.
Gestion des contrats de maintenance (renouvellement, résiliation).
 
6. Communication interne

Relai d’information entre la direction et les équipes.
Transmission de documents, affichage d’informations.
Soutien aux événements internes : réunions, CVS, projets, animations…

🎓 Votre profil :

• Niveau baccalauréat et/ou expérience significative dans un poste similaire
• Une expérience dans le médico-social ou le secteur associatif serait un plus.
• Envie de contribuer activement à une mission sociale porteuse de sens.

✅ Vos atouts pour réussir ?
🧠 Organisation et sens des priorités : jongler entre dossiers, réunions et échéances ne vous fait pas peur.
💬 Excellent relationnel : vous êtes à l’écoute, diplomate et appréciez les échanges avec des interlocuteurs variés.
💻 Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, HRA...) : vous êtes à l’aise avec les logiciels de gestion et savez produire des documents de qualité.
🖊️ Rigueur et autonomie : vous suivez vos dossiers avec précision et discrétion.

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