L’association Ysos du Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France. Sa mission : fournir des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire. Le Groupe SOS Solidarités agit contre toutes les formes d’exclusions et accompagne inconditionnellement les publics dans leur autonomie, selon le principe fondateur « une société pour tou.te.s, une place pour chacun.e ». 

Poste à pourvoir dans le cadre d’un remplacement.

Au sein du siège social, vous êtes rattaché.e au service Ressources Humaines. Vous assurez des missions administratives pour la Direction Générale et RH.

Votre rôle 

Être Assistant.e de gestion chez Ysos c’est rejoindre celles et ceux qui agissent chaque jour pour plus de solidarité. Vous avez le cœur à l’écoute et l’envie d’agir. Voici la mission :

Ø Travaux administratifs : 

-      Gestion du courrier entrant et sortant

-      Suivi pour l’association de dossiers : parc automobile, assurances, téléphonie, informatique…

-      Appui à la DG pour la rédaction de rapports annuels

-      Autres tâches administratives (Ex : relation médecine du travail/convocation, création d’outils…)

-      Gestion du temps de travail : centralise les demandes de congés et modifications signées, renseignement du logiciel PROGET en lien avec la direction, gestion et suivi des feuilles d’heures.

-      Appui à la RRH sur le plan de développement des compétences : recherche de prestataires, déploiement administratif des formations (réservation de salles, convocations, liens avec les prestataires, suivi des factures…) 

-      Suivi factures : vérifie le montant des factures reçues, faire le lien avec le service comptabilité.  

Ø Standard téléphonique 

Ø Logistique : 

-      Gestion des fournitures de bureau

-      Interlocuteur avec : les services, les partenaires extérieurs, fournisseurs, les bailleurs…

Ø  Gestion des entrées et sorties :

Assure la tenue à jour des outils centraux de l’association (annuaire interne, organigramme…)

Competences requises: 

-        Bureautique, informatique

-        Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire

-        Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’association

-        Organisation et planification : Méthode de classement et d’archivage, gérer les priorités et les aléas. 

-          

Capacités requises : 

-        Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative

-        Curiosité : capacité à aller chercher l’information

-        Polyvalence, capacité à faire face à l’imprévu

-        Raisonnement : capacité d’analyse et de synthèse

-        Rigueur : organisation et méthode

-        Confidentialité des informations traitées. 

-          

Formations : BTS Secrétariat de direction ; BTS gestion PME/PMI ; diplôme de niveau III 

Expérience : 5 ans sur des fonctions d’assistanat de direction / assistanat polyvalent

Avantages : 

-        Congés trimestriels (9 par an)

-        RTT