GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF DU PATRIMOINE H/F

ISSY-LES-MOULINEAUX (92) - BAC +2 - CDD 1 mois

ARPAVIE - Groupe SOS Seniors recrute un(e) Gestionnaire administratif(ve) du patrimoine, pour son siège social situé à Issy-les-Moulineaux (92), en CDD pour une durée d’un mois (possibilité de renouvellement).

Rattaché(e) à la Direction du Patrimoine et de la Maintenance, vous organisez et coordonnez le fonctionnement administratif du service. Vous gérez les échanges entre les équipes et les partenaires. Vous accompagnez le directeur et les responsables dans le suivi de leurs dossiers. Vous facilitez l’organisation du travail, veillez à la bonne circulation des informations et respectez la confidentialité des données.

Vos missions :

Gestion des flux entrants et soutien des directions d’établissement

• Répondre en première réponse à des demandes ne nécessitant pas d’expertise. En second ressort, orienter les directeurs d’établissement vers les outils et procédures adaptés, faciliter la résolution des problématiques ou le cadre technique référent
• Réceptionner, trier et orienter courriers et appels, évaluer leur niveau de priorité et urgence.

Suivi administratif des projets

• Coordonner, le suivi administratif des projets (travaux, dossiers réglementaires, plans…), sous le contrôle du directeur du Patrimoine et des cadres de l’équipe
• Assurer, la transmission et la complétude des documents et process règlementaires sous l’encadrement du directeur du Patrimoine.

Gestion des demandes, réclamations et suivi qualité

• Permettre une bonne circulation des informations et communication au sein de l’équipe. Être le fil conducteur de l’information, notamment dans les situations urgentes
• Assurer la supervision des demandes et réclamation émanant des outils de gestion des réclamations et EIG (Blue Kango), et des demandes faites dans l’outil métier GAMMEO
• Veiller à une bonne réactivité des réponses apportées par le service aux interlocuteurs et à la qualité des réponses
• Administrer et mettre à jour les bases de données relatives à la direction du patrimoine (contrats, appli BK, baux, plans…)
• Faire le lien au besoin entre les interlocuteurs et les membres de l’équipe dans la gestion des demandes, réclamations, EI et autres.

Interface opérationnelle et coordination interne

• Servir de relais entre les équipes de la direction du patrimoine et de la maintenance, les services des achats, les établissements les fournisseurs, et services du siège
• Venir en soutien des cadres dans la gestion de leur quotidien et notamment dans les démarches administratives ou autres (DACAM…)
• Participer à l’organisation et l’élaboration de reporting à destination des établissements, internes ou externes (bailleurs).

Optimiser le temps des responsables

• Planifier et organiser les réunions (convocations, ordre du jour réservation de salles)
• Rédiger les comptes rendus, notes et correspondances
• Diffuser documents et informations
  
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Titulaire d’une formation BTS assistante de direction ou vente action marchande,
• Expérience professionnelle d’au moins 3 ans sur un poste similaire,
• Maîtrise les techniques administratives, l’outil informatique et les outils de gestion,
• Connaissance de base des techniques de maintenance, d’entretien et d’aménagement des bâtiments,
• Aisance relationnelle avec les prestataires, établissements, bailleurs, vous savez faciliter les échanges,
• Sens de la communication, notamment transversale,
• Savoir faire circuler les informations au sein des services,
• Vous êtes capable d’optimiser votre temps et de gérer plusieurs dossiers simultanément,
• Vous faîtes preuve de diplomatie et de pédagogie,
• Vous êtes réactif, avec un esprit d’initiative, autonome, et polyvalent.

Nos avantages :

• Carte tickets restaurant
• Comité d’entreprise actif
• Politique de formation active
• Télétravail