Sous la responsabilité de la Coordinatrice Générale Mayotte, le·la chargé·e administration, finances et logistique contribue à la réalisation des projets de Santé Sud en assurant la bonne gestion administrative et financière, en collaboration avec les équipes siège et terrain. Il·elle réalise le suivi financier des projets et appui la Coordinatrice Mayotte dans ses missions. Il·elle assure également le suivi logistique des projets, en lien avec la Coordinatrice Mayotte et l’équipe de médiateur·rices.

LE POSTE REPOSE SUR 5 MISSIONS SOCLES :

I. COMPTABILITE

Assurer le recueil, la conformité et l’archivage des pièces justificatives Santé Sud et des partenaires d’exécution des projets à Mayotte ;

Contrôler l’éligibilité des dépenses et la cohérence des affectations ;

Saisir comptablement les dépenses ;

Gérer la trésorerie et émettre des appels de fonds trimestriels ;

II. LOGISTIQUE

Assurer le fonctionnement de la Représentation et l’organisation de la vie au bureau : support aux équipes, règlement des loyers, règlement des factures, approvisionnement en consommables, gestion des stocks, maintenance des locaux et du parc informatique et bureautique ;

Assurer la logistique des activités à réaliser dans le cadre des projets, en lien avec les équipes opérationnelles.

III. CONTROLE DE GESTION : APPUI A LA GESTION FINANCIERE ET ADMINISTRATIVE DES PROJETS

Contribuer à la rédaction des demandes de subventions (construction du budget, plan de financement…) ;

Suivre les demandes et engagements contractuels des bailleurs de fonds publics et privés ;

Suivre l’exécution des projets via les outils de suivi budgétaires, pour les partenaires de mise en œuvre ainsi que pour Santé Sud, en s’assurant que les Plans d’Actions Budgétisés soient à jours de leurs réalisations comptables et de leurs planifications prévisionnelles ;

Appuyer l’établissement des rapports financiers bailleurs en lien étroit avec le siège ;

Soulever et transmettre les éventuelles alertes relatives à l’exécution d’un projet aux responsables programmes concerné·es et à la Coordinatrice et/ou au·à la RAF.

IV. AUDIT, CONFORMITE & CONTROLE INTERNE

Mener des actions d’audit et de contrôle interne (contrôles aléatoires de procédures, formations internes des équipes, élaboration d’outils…) ;

Participer à la préparation et/ou coordonner des audits externes des projets, en lien avec le·la RAF du siège, le pôle opérations et les responsables programmes ;

Participer à la préparation de la certification annuelle des comptes, en support du·de la comptable de l’association et du·de la RAF.

V. DEVELOPPEMENT DE L’ASSOCIATION

Participer au pilotage budgétaire et au contrôle de gestion de la représentation ;

Participer à l’élaboration des tableaux de bord de pilotage de la représentation.

Participer à l’élaboration, la mise en œuvre et au suivi de l’application des procédures administratives et financières ;

Proposer des améliorations des méthodes et procédures financières.

Connaissances / savoirs (savoirs techniques, cadre règlementaire, diplôme requis, etc.)

Formation en gestion, finances ou équivalent Ecole de commerce, formation supérieure en gestion, finances ou équivalent
Appétence pour les projets de solidarité internationale.
Min. 2 ans d’expérience professionnelle sur des missions similaires en ONGI.

Savoir-faire (compétences techniques, administratives, etc.)

Compétences en finances, comptabilité et contrôle de gestion
Maîtrise avancée de Excel
Maîtrise du pack Office

Savoir-être

Capacité de prise d’initiatives
Dynamisme, autonomie, force de proposition
Être en capacité de gérer plusieurs sujets en même temps
Être en capacité de travailler avec plusieurs équipes
Bonne gestion du stress

Cette feuille de missions a pour objet de définir un périmètre d’intervention et de responsabilité. Elle ne constitue pas la liste exhaustive des tâches à accomplir dans l’accomplissement des missions et dans l’exécution de son contrat de travail.

Chaque élément de cette feuille de missions (la raison d’être du poste, le rattachement hiérarchique et le rattachement fonctionnel, les limites de périmètre, les relations hiérarchiques, les missions, les compétences, etc.) est susceptible d’évolution, en fonction du contexte externe et interne ; cette feuille de poste sera revue notamment lors de chaque entretien annuel d’évaluation.

Les délégations de signature font l’objet de documents spécifiques.

Rémunération selon expérience et grilles salariales Santé Sud

Titres restaurants

Prime vie chère