Assister l’équipe de Direction de deux établissements (ACT / Maison Relais) dans la gestion des tâches administratives courantes de l’établissement

Les ACT (Appartements de Coordination Thérapeutique) hébergent et accompagnent temporairement des personnes sans domicile atteintes de pathologie lourdes, invalidantes et chroniques (VIH, VHC, cancers), en situation d'isolement social et familiale et disposant de faibles revenus.

La Maison Relais Lou Virou est une pension de famille, elle propose des logements et accompagne des personnes à faibles ressources dans un cadre adapté à leur problématiques.

Un déplacement hebdomadaire est à prévoir à Carros, où se situe la Maison Relais.

Contexte et environnement du poste :

Placée directement sous la responsabilité de la Direction et/ou de la Chef de Service, la secrétaire les assiste dans la gestion des tâches administratives courantes de l’établissement.

Vous êtes la première interface entre la Direction et l’extérieur.

Missions principales :

    1. Tenue du standard et de l’accueil :

- Accueil physique des visiteurs et des résidents

- Réception des appels téléphoniques

- Suivi des e-mails et télécopies

- Prise de rendez-vous

- Réception et traitement du courrier reçu

    2. Gestion et Suivi administratifs :

-  Envoi et mise à jour des tableaux de bord

- Constitution et tenue des dossiers du personnel (fiche de renseignements, visite médicale, etc) et des registres du personnel et résidents

- Elaboration du dossier d’entrée

- Traitement des dossiers de candidature

- Mise à jour du panneau d’affichage sous la responsabilité du chef de service

- Participation aux réunions d’équipe

- Saisie informatique de données pour transmission aux partenaires et prestataires divers

- Classement des dossiers et archivage

- Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel

- Inventaire et stockage des fournitures.

- Assurer les réceptions des commandes

- Gestion administrative et suivi des déclarations de sinistres auprès des assurances.

- Rédiger les documents administratifs (contrats de travail, avenants…) concernant les salariés des ACT

- Suivi, saisie et transmission des données RH (Congés, arrêt maladie, procédure d’embauche, fin de contrat, etc..)

    3. Comptabilité :

- Tenue de caisse

- Tenue du journal des dépenses

- Récupérations des documents comptables

- Suivi des factures à payer sous la responsabilité du chef de service

- Vérification des documents comptables

- Elaboration, suivi et encaissement des factures résidents

- Transmission des documents comptables au GIE Alliance gestion sous la responsabilité du chef de service

Cette liste est non exhaustive

Compétences :

    1) Savoir-faire relatifs à la tenue du standard et de l’accueil physique des visiteurs

-  S’exprimer avec clarté au téléphone

- Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs

- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l’équipe.

-  Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées.

- Savoir orienter les visiteurs entre les différents services

- Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise

- Savoir accueillir de façon aimable les visiteurs

- Etre capable de répondre à certaines demandes techniques d’informations (demandes d’adresses    précises de centres, procédures d’admission …)

- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l’équipe.

    2) Savoir-faire relatif au suivi administratif/de la gestion/de la comptabilité

- Savoir retranscrire les transmissions internes et informations aux différents membres de l’équipe.

- Savoir rédiger les courriers administratifs, notes, rapports, comptes rendus à la demande de la Direction

- Savoir tenir des fichiers à jour

- Savoir recueillir les besoins en matériel pour le personnel

- Savoir établir les bons de commande

- Savoir concevoir et mettre en page des documents sur support informatique

- Classer et archiver les dossiers

- Etre capable de tenir à jour les documents administratifs concernant le personnel du centre (demandes de congés, fiches préparatoires de salaires…),

- Savoir alimenter des bases de données spécifiques,

- Concevoir et mettre en page des documents sur support informatique.

Connaissances

- Connaissances en gestion, en administration et notions de comptabilité

- Connaissances des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet, HR4YOU

CSE,
Mutuelle,
50% des transports en commun sont remboursés
60% de l’abonnement de service public de transport vélo électrique ou non sont pris en charge