Sous la responsabilité de la cheffe de service et de la directrice, et en collaboration avec les professionnels des établissements ENSEMBLE, l’assistante administrative assure les missions suivantes :

Gestion et suivi des tâches administratives

Les tâches de gestion et de suivi administratif se répartissent comme suit :

-          Préparation des aides financières pour les personnes accompagnées

-          Mise à jour des tableaux de reporting

-          Prospection pour la recherche de logements et relances des bailleurs

-          Organisation pratique des arrivées des familles : ouverture des compteurs, réalisation des commandes, coordination entre les livreurs et l’équipe

-          Comptes-rendus de réunion

-        Prise des rendez-vous au besoin

-        Participation aux réunions d’équipe

Ce poste requiert de la polyvalence face aux imprévus et aux multiples tâches à accomplir.

Maitriser

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Savoir-faire

-          Savoir adapter son langage aux interlocuteurs et s’exprimer avec clarté au téléphone

-          Avoir des facilités rédactionnelles

-          Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs

-          Savoir orienter les visiteurs entre les différents interlocuteurs

-          Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise

-          Savoir gérer un agenda et un planning en fonction des besoins et des contraintes horaires

-          Etre capable de répondre aux demandes techniques d’informations

-          Savoir anticiper sur les besoins de matériel pour le personnel

-          Savoir établir les bons de commande

-          Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées

Savoir-être

-          Autonomie

-          Bienveillance

-          Sens de l’écoute et de la discrétion

-          Respect des personnes

-          Capacité d’adaptation, d’organisation de polyvalence, de rigueur et de disponibilité

-          Réactivité et sens de l’initiative

-          Aptitude à s’inscrire dans un travail d’équipe

-          Capacité à poser un cadre ferme et bienveillant

-          Capacités d’analyse et de synthèse

-          Capacité à gérer les conflits

-          Sens de la communication

-          Sens des responsabilités

Expérience souhaitée dans des fonctions similaires

Durée hebdomadaire de travail : 17 H30 HEBDO

Diplôme : BEP -  BAC Pro secrétariat

Avantage : mutuelle/ CSE dont œuvres sociales (chèque déjeuner et chèque vacances et cadeaux)