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3 SECRETAIRES H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Description du poste

Métier

APPUI ADMINISTRATIF - SECRETAIRE

Intitulé du poste

3 SECRETAIRES H/F

Missions

Vous travaillerez au sein d'un établissement d'accompagnement de 167 mineurs non accompagnés en cours de création.
L'accompagnement proposé aux jeunes par l'équipe (composée principalement d'éducateurs) est global (éducation, soin, administratif…) et a pour finalité de leur offrir un environnement sécurisé et protecteur afin qu'ils puissent construire leur parcours d'insertion sociale et professionnelle. Les jeunes sont accompagnés sur le service (plateforme de jour) ainsi que dans les appartements partagés que l'établissement met à leur disposition.

Dans le cadre de l'ouverture de l'établissement, vous aurez à vous occuper de la gestion des tâches administratives courantes en créant des outils si nécessaires, et en fournissant au Directeur et à l'équipe les supports indispensables au bon fonctionnement de la structure dans le respect du secret professionnel

Activités principales socles du poste

Gérer l'accueil et le standard, dans une posture de bienveillance, d'écoute et de bientraitance
Accueil physique
Réception et gestion des appels téléphoniques, mails, fax et courriers
Prise de rendez-vous à la demande de la direction

Gestion administrative
Tenue du tableau d'affichage à destination des salariés, tenue des dossiers du personnel de la structure (arrêts maladie, visite médicale, demande de congés, plannings, feuille de récapitulation des horaires…) et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires)
Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, ordre du jour de réunion, compte-rendu à la demande de la direction
Gestion du courrier entrant et sortant de l'établissement et des jeunes accueillis
Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité

Gestion courante
Classement des dossiers et archivage
Gestion des stocks de fournitures et outils de travail pour le personnel, - Réception des commandes
Suivi des contrats de location (bureau, copieur, véhicules, communication téléphone et internet, assurance…) et maintenance (sécurité, sécurité incendie, entretien des bureaux etc.) : contrôle des échéances et factures, renouvellement, classement, etc.

Gestion comptable
Tenue de la caisse, du journal des dépenses et des factures à payer
Récupération, vérification et transmission des documents comptables au référent comptable

Gestion locative
Suivi des contrats de location des logements et des quittances
Ouverture / fermeture des comptes EDF, GDF, Eau etc.
Interlocuteur auprès des agences et bailleurs sociaux
Suivi logistique du parc locatif (déclaration des sinistres auprès des assurances et suivi des dossiers de remboursement, suivi des interventions des techniciens en cas de panne ou de réparation dans un appartement)

Intégré(e) à une équipe, vous contribuez à améliorer avec elle, le fonctionnement du service et veillez au bon entretien de la structure, au respect du règlement intérieur ainsi que des règles de sécurité.

Profil recherché

Titulaire d'un baccalauréat technique, technologique ou professionnel, ou d'un diplôme de niveau équivalent dans votre spécialité, vous avez des repères en comptabilité et droit du travail.

Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez être efficace et réactif(ve). Patient(e) et doté(e) d'un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et vous savez vous adapter rapidement Vous maîtrisez les outils informatiques courants et vous avec une bonne capacité rédactionnelle.
Vous adhérez aux valeurs et au modèle de l'entrepreneuriat social.

Type de contrat

Contrat à Durée Indéterminée (CDI)

Temps de travail

Temps Plein

Travail de nuit

Non

Statut

Non cadre

Convention collective

CCN 66 :Convention collective nationale de travail des etablissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966

Informations complémentaires

Début du contrat

Début septembre

Avantages

Contrat de prévoyance

Autres avantages

Comité social et économique

Critères candidat

Diplôme exigé

Niveau IV

Niveau d'études min. requis

Niveau IV : Baccalauréat ou équivalent

Niveau d'expérience min. requis

Débutant

Localisation du poste

Poste/Mission basé(e) à

Europe, France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)

Lieu du poste

Seine Saint Denis

Demandeur

Poste à pourvoir le

Début septembre

Suivi par

Responsable principal

YANN LECOUTURIER